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Facturation électronique : quels sont les enjeux ?

Deux praticiens procèdent à une analyse comparative des différents modes de facturation électronique.

 

La dématérialisation de factures est une source d'économie appréciable. Mais c'est au prix du strict respect d'une réglementation relativement contraignante.

A l'heure où la Commission européenne envisage de refondre les modalités de facturation électronique, nous présentons ci-après les deux systèmes de facturation électronique en usage puis les modalités de contrôle spécifiques attachées à ce procédé.

Les deux variétés de factures électroniques

Le concept de facture électronique recouvre deux acceptions distinctes. En premier lieu, il s'agit des factures qui, se présentant sous la forme d'un fichier de type WORD, PDF ou bien EXCEL, ont vocation à être transmises par voie électronique au moyen d'une signature et d'un certificat électronique. Le législateur confère également la qualité de facture électronique aux factures dématérialisées.

Factures sécurisées au moyen d'une signature électronique

L'article 289, V du CGI autorise les assujettis à transmettre par voie électronique des factures sécurisées à l'aide d'une signature et d'un certificat électronique dédié [1]. Le recours à ce mode de facturation nécessite le respect d'un certain nombre de conditions.

L'émetteur devra ainsi, en premier lieu, s'enquérir de l'acceptation du destinataire du message facture émis et adressé selon ces modalités. La situation varie selon qu'un contrat lie ou non les parties à la facturation électronique.
L'on admet ainsi qu'en présence d'une convention, l'acceptation du destinataire de la facture doit être matérialisée dans l'acte. Il s'agit là d'une condition qui vaut à titre de validité, la convention étant entachée d'une irrégularité certaine en l'absence de clauses spécifiques portant acceptation de l'assujetti concerné.
En l'absence de contrat idoine, le destinataire de la donnée facturation, qui n'entendrait pas persévérer dans la voie de la transmission électronique, doit faire connaître son refus à l'émetteur dans un délai « raisonnable ».

Une fois l'acceptation du destinataire connue, l'émetteur devra encore obtenir une signature et un certificat électronique efficient. La signature électronique, telle qu'entendue par l'administration fiscale, doit tout à la fois être propre au signataire, permettre une identification sans faille du signataire, être créée à l'aide d'une technique que le signataire doit pouvoir garder sous son contrôle. La signature électronique doit au surplus permettre de garantir le lien avec les factures auxquelles elle s'attache, de telle sorte que toute modification ultérieure de ces factures soit aisément détectable.

En sus de cette signature, l'assujetti devra obtenir une certification spécifique, permettant d'attester du lien entre l'identité du signataire et les données de vérification de sa signature électronique.

Une fois émises, les factures électroniques tiennent lieu de factures d'origine pour l'application du droit à déduction. Il s'agit là d'un point particulièrement important d'où il découle que l'impression sur papier d'une facture transmise par voie électronique ne saurait, en aucune manière, constituer une facture d'origine au sens de la législation fiscale. Les contribuables désireux de se prévaloir du droit à déduction attaché à la facturation auront ainsi à présenter, puis à conserver, sous son format originel, le « message facture » adressé par l'assujetti.

Comme les factures papier, les factures électroniques doivent être conservées, dans leur format original, dans les délais et conditions fixés à l'article L 102 B du LPF. Cette disposition fixe à six ans le délai pendant lequel « les pièces justificatives d'origine relatives à des opérations ouvrant droit à une déduction en matière de taxe sur le chiffre d'affaires » doivent être conservées.
Il importe toutefois, dans un souci de réalisme juridique, de combiner ce délai avec celui mentionné à l'article L 123-22 alinéa 2 du Code de commerce qui impose de conserver les factures pendant un délai de dix ans.
Ces délais de conservation ont, naturellement, vocation à s'appliquer à la signature, ainsi qu'au certificat électronique qui, constituant l'accessoire de la facture, reçoit sur ce point le même traitement fiscal. Des délais de conservation spécifiques ont par ailleurs vocation à être appliqués en présence, par exemple, d'exercices déficitaires.

La question du lieu de stockage mérite d'être mentionnée. Les assujettis sont autorisés à stocker, en dehors du territoire national, les factures dématérialisées. Il importe toutefois alors de s'assurer que l'Etat concerné a conclu avec la France une convention fiscale comportant une clause d'assistance mutuelle et permettant un accès en ligne aux factures ainsi stockées (Zone Europe en pratique).

Ce mode opératoire nous paraît peu satisfaisant tant pour l'émetteur que pour le destinataire du message facture.

S'agissant des transactions avec des Etats tiers, il n'est pas du tout certain qu'un certificat électronique délivré en France pourra, systématiquement, être lu et reconnu par le système d'information du destinataire, alors que l'émetteur, on l'a vu, doit s'assurer de l'efficience de la signature et du certificat électronique alloué.


Le destinataire de la facture adressée selon les modalités analysées ci-avant n'est pas pour sa part à l'abri de toute difficulté. En effet, ce mode de facturation se réduisant, par définition, à l'envoi sécurisé d'un message facture édité sous format Word, PDF ou autre, son adoption ne permettra pas d'alimenter automatiquement le système d'information du destinataire qui devra, le cas échéant, saisir à nouveau les informations figurant sur le fichier adressé. Ce support recouvre dès lors les mêmes inconvénients que la gestion des flux papier, notamment en ne permettant pas d'éviter les risques de déperdition d'informations inhérent à toute saisie non automatisée ; l'économie en est réduite d'autant.

En définitive, on l'aura compris, l'intérêt de ce mode de facturation demeure particulièrement limité, n'offrant pas les avantages de la dématérialisation, autre variante de la facturation électronique transposée par la législation française.

Factures dématérialisées


A la différence des factures sécurisées à l'aide d'une signature et d'un certificat électronique, les factures dématérialisées se présentent sous la forme d'un message structuré, le plus souvent codé, non directement lisible, qui peut être traité automatiquement et de manière univoque par ordinateurs distants.

La plus-value apportée par ce mode opératoire est évidente car le traitement automatisé des données de facturation limite les coûts générés par le traitement manuel des informations et les risques d'erreurs ou de manquements y attachés.

Plus efficace, mais également nettement plus économique, en « vitesse de croisière », que la facturation sécurisée par signature et certificat électronique, ce mode de facturation implique toutefois, en premier lieu, le recours à un système de dématérialisation et de télétransmission spécifique[2].
D'un point de vue pratique, il importe de souligner que l'utilisation d'un système de cette nature doit faire l'objet d'une déclaration préalable (et non d'autorisation) auprès du service des impôts compétent (obligation de déclaration pesant tout à la fois sur l'émetteur et sur le destinataire de la facture dématérialisée).

En règle générale, l'entreprise aura généralement tout intérêt à s'orienter vers la technologie EDI qui, sous certaines conditions, offre la possibilité de dématérialiser et de télétransmettre les données informatisées. Ce mode opératoire constituera le support de choix de la dématérialisation, permettant aux assujettis d'échanger et de traiter sans difficulté, selon des modalités propres, le message facture concerné. La mise en place d'un tel mode de télétransmission suppose toutefois, à titre préalable, un investissement non négligeable, dès lors qu'il nécessite une installation et une configuration informatique spécifique chez l'utilisateur. Des solutions alternatives existent qui, proposées par des prestataires de dématérialisation dédiés, sont basées sur un langage HTML ou XML.


Le système de télétransmission doit permettre d'assurer l'intégrité etl'identité du message facture émis et reçu. Cela signifie que, bien que dématérialisées et se présentant sous la forme de données codées, les données de facturation doivent, au minimum, comporter les mentions obligatoires prévues par les textes en vigueur. Ces mentions doivent figurer dans des zones de saisie automatique idoines que le logiciel doit impérativement rendre obligatoires.

Le système de télétransmission doit, par ailleurs, permettre la constitution d'une liste récapitulative, obligation requise de toute personne qui émet ou reçoit des factures dématérialisées. Ce document, qui doit être tenu à la disposition de l'administration fiscale et présenté à première demande, doit comporter, en sus du numéro et de la date de facture, la date de constitution du « message facture », les montants hors taxes et toutes taxes comprises des transactions et les éléments d'identification donnés par le système de télétransmission. Il y a lieu d'y faire figurer aussi la version du logiciel utilisé et les éventuelles anomalies intervenues lors de chaque transmission.
Cette liste doit être conservée pendant une durée minimale de six ans ; elle peut être, au choix de l'entreprise, conservée sur support informatique ou bien sur support papier. En cas de conservation sur support informatique, il est nécessaire de s'assurer que le fichier est correctement alimenté au fur et à mesure de l'émission ou de la réception du « message facture ». La conservation sur support papier n'est pas sans contrainte puisque dans ce cas, il demeure nécessaire d'éditer la liste de manière séquentielle, dans l'ordre d'arrivée ou d'émission des messages, au fur et à mesure de l'émission ou de la réception du message facture.

En sus de ces documents, l'entreprise doit constituer un fichier des partenaires pertinent. Ce fichier spécifique doit mentionner le nom, la dénomination ainsi que l'adresse de l'émetteur et du récepteur des données de facturation. La date d'entrée et, le cas échéant, de sortie du périmètre de dématérialisation doit également être portée explicitement sur cette liste.

Une dernière contrainte importante mérite d'être relevée. L'émetteur doit s'engager à restituer, à première demande et en langage clair, le message facture ainsi dématérialisé. La restitution en langage clair telle que spécifiée ci-avant consiste à restituer les données dans un format habituellement admis par les usages commerciaux. Cette restitution des données peut avoir lieu, au choix du contribuable, sur support informatique ou bien sur papier.

Comme il est de règle, les factures dématérialisées doivent être conservées pendant une durée minimale de six ans. Il est possible de stocker en dehors du cadre national les factures dématérialisées. Il importe toutefois, dans cette hypothèse, de s'enquérir préalablement auprès de l'Etat concerné de l'existence d'une convention fiscale conclue avec la France comportant une clause d'assistance mutuelle et permettant un accès en ligne aux factures ainsi stockées (zone Europe en pratique).

Cette variante de la facturation électronique n'a jusqu'à présent connu qu'un succès limité [3]. Mais du fait notamment de la possibilité de recourir désormais à la dématérialisation des factures en dehors du cadre national, sa diffusion est promise à un grand essor.

Le contrôle des factures électroniques.

L'administration fiscale a le pouvoir de lancer des « contrôles » inopinés afin de vérifier la conformité du système de télétransmission aux exigences légales. La remise préalable d'un avis d'intervention au contribuable vérifié demeure, à cet égard, un préalable indispensable. Mentionnant avec précision le nom, la fonction ainsi que le service de l'administration fiscale auquel l'agent vérificateur est affecté, cet avis doit fixer avec précision le domaine d'intervention des agents vérificateurs, et indiquer précisément les tests envisagés sur le système de télétransmission.

Ces tests, qui ne peuvent régulièrement être réalisés qu'en présence du redevable ou d'un représentant de ce dernier dûment habilité, poursuivent plusieurs objectifs. Il s'agit d'abord de comparer le système mis en œuvre à celui qui a été effectivement déclaré par le redevable, puis de vérifier l'exactitude et l'intégrité du message facture, de la liste récapitulative et du fichier des partenaires. Le fisc pourra tirer profit de ses constatations pour établir des liaisons entre émetteurs et récepteurs.

Les manquements donnent lieu à l'établissement d'un procès-verbal. Le contribuable dispose alors d'un délai de 30 jours pour formuler ses observationsou, le cas échéant et selon les hypothèses, procéder aux régularisations visées. En l'absence de régularisation ou de justifications dans le délai requis, le contribuable encourt l'interdiction de poursuivre la transmission des factures dématérialisées. La sanction est aussi efficace que redoutable puisque les factures transmises au mépris de cette interdiction ne constituent plus des documents tenant lieu de factures d'origine au sens des articles 286 et 289 du CGI. La TVA relative à ces factures ne sera dès lors plus admise en déduction.

En conclusion, voici, selon nous, trois bonnes raisons d'adopter la facturation électronique. Elle permet, en effet, notamment :

• de réaliser une économie de près de 50 % des coûts liés au traitement des factures ;

• de prévenir les risques de sanctions attachées à l'obligation de facturation par une systématisation des procédés d'établissement des factures ;

• de faciliter l'intégration comptable des données de facturation.

La signature et le certificat électronique ont pour objectif assigné de garantir l'authenticité de l'origine ainsi que l'intégrité du contenu des factures adressées par voie électronique.

Le système de télétransmission s'entend de l'ensemble du matériel informatique et des logiciels permettant à une ou plusieurs personnes d'échanger et de traiter automatiquement des factures à distance, en conformité avec les sujétions posées par la loi. Les systèmes ne permettant pas un traitement informatique automatique des données ne peuvent d'aucune manière être qualifiés de système de télétransmission ; il en est, notamment, ainsi des systèmes d'échanges de données tels que télex, minitel et télécopie. Une facture adressée selon ces modalités ne constitue en conséquence pas une facture dématérialisée au sens de la législation fiscale.

Rappelons qu'avant l'entrée en vigueur des nouvelles règles de facturation, le recours à la facture dématérialisée était possible dans le seul contexte national. L'entrée en vigueur du nouveau dispositif a étendu la facturation dématérialisée au contexte international. A titre indicatif, en 2002, sur 1,7 milliards de factures interentreprises échangées en France, seulement 4 % étaient dématérialisées. Ce chiffre représente les émissions de 700 à 800 sociétés.

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